La persona al centro e la cura dei dipendenti

Riscrittura Handbook con metodo compartecipato e sociocratico

Quest’anno abbiamo deciso di aggiornare l’Handbook di mondora e per farlo ci siamo avvalsi di un metodo per prendere decisioni in modo partecipato: l’Open Space Technology.

L’Open Space Technology (OST) è una metodologia che permette, all'interno di qualsiasi tipo di organizzazione, di creare gruppi di lavoro e riunioni particolarmente ispirati e produttivi. Si basa su quattro principi: Chiunque venga è la persona giusta, Qualsiasi cosa accada è l'unica che poteva accadere, Quando comincia è il momento giusto, Quando è finita è finita ed una “legge”, la legge dei due piedi: se ti accorgi che non stai né imparando né contribuendo alle attività, alzati e spostati in un luogo in cui puoi essere più produttivo.

Ci incontriamo a cadenza concordata per circa 3 ore in uno spazio di discussione virtuale gestito da un facilitatore, dove decidiamo i temi da discutere e ci dividiamo in gruppi di lavoro. Al termine della sessione, il team che ha preso in carico un certo argomento esporta le decisioni prese al gruppo più ampio. Sono stati trattati temi come i salari, le ferie illimitate, i licenziamenti, la cura della persona e l’ufficio. In questo articolo è possibile trovare maggiori approfondimenti.

Supporto Psicologico

Il 2020 è stato un anno particolare. Il Covid ha cambiato le nostre relazioni sociali, ci ha portato a fare i conti con una dimensione del tempo sospesa e con un futuro incerto dal punto di vista economico.

L'emergenza sanitaria ha provocato in alcuni colleghi un carico di preoccupazioni e di ansia e questo ha spinto mondora, insieme a TeamSystem, a pensare ad un servizio taylor made di supporto alle persone. Per mondora ha significato semplicemente riprendere un percorso iniziato anni fa, che prevedeva di offrire un sostegno psicologico ai colleghi nei momenti difficili. Si è trattato di riannodare un filo, tornando a fornire gli strumenti per affrontare un periodo di spaesamento, in questo caso provocato dalla pandemia.

Assieme a TeamSystem, abbiamo attivato per tutti i dipendenti un servizio di counseling on line fornito da una società specializzata in servizi di welfare aziendale orientati al benessere, il cui principale obiettivo è supportare le persone all'interno delle organizzazioni lavorative.

Al di là del nuovo contesto con cui siamo chiamati a confrontarci e del "trauma sociale" causato dal lockdown, come l'hanno definito gli esperti, il servizio finanziato dal gruppo TeamSystem consiste in una sorta di accompagnamento nel tempo ai dipendenti, anche per affrontare criticità e problematiche legate al mondo del lavoro o per ridefinire il proprio progetto di vita. Un accompagnamento che va oltre l’attuale emergenza, nell’ottica di produrre un impatto positivo e di contribuire al benessere dei colleghi.

Parliamone, questo il nome dell'offerta messa a punto, osserva le persone con un doppio sguardo, la dimensione individuale e quella organizzativa: l’individuo viene visto come un “progetto”, con il suo bagaglio di sogni e aspettative da realizzare nella realtà.

In mesi di grande incertezza e solitudine, trovare un ascolto può rivelarsi di grande conforto e consentire di riattivare energie sopite. Può mettere in moto un processo di resilienza, fondamentale in situazioni come quella che abbiamo vissuto e stiamo vivendo.

Per noi di mondora, produrre impatto nel 2020 ha significato anche questo: aiutare i colleghi a elaborare il trauma del Covid e a ritrovare un orizzonte di senso possibile.

Custodi

Prendersi cura gli uni degli altri è un'attenzione che ci fa sentire accolti e fiduciosi e sostenuti nel percorrere la nostra strada. Per coltivare questo aspetto di cura, abbiamo pensato alla figura dei Custodi ed introdotto il concetto in azienda in questo modo: quattro colleghi nominati dal lavoratore si preoccupano di monitorare il suo stato di benessere, prendendosi la responsabilità di contattare il collega regolarmente per sapere come sta e se necessita di una pausa dal lavoro aggiuntiva rispetto al riposo previsto da contratto. L’intento è di offrire un sostegno emotivo e un aiuto a fermarsi quando se ne sente il bisogno.

I Custodi sono coinvolti anche nel definire il piano di crescita del collega e il suo piano formativo all’interno della azienda, per migliorare le sue competenze e coltivare gli interessi.

Paracadute

Anche quest’anno abbiamo adottato la pratica del paracadute, che consiste nell’offrire ai colleghi che vogliono fare esperienze lavorative all’esterno di mondora la possibilità di tornare in azienda entro un anno dalle dimissioni, alle stesse condizioni economiche del momento dell’uscita, con possibilità di cambio di mansione. Questa opzione viene attribuita se almeno il 10% dei colleghi sono d’accordo nel concederla. Quest’anno abbiamo concesso il paracadute a un collega che ha deciso di lasciare mondora per fare un’esperienza in un’azienda estera.

Evoluzione degli uffici

Il 2020 è stato un anno particolare, che ha portato tanti cambiamenti sia nella vita privata di ciascuno di noi, che sociale e lavorativa. Abbiamo cercato di trasformare le difficoltà legate all’emergenza COVID in una opportunità per rendere più unite e vicine le persone in azienda.

Da una decina di anni la sede operativa di mondora è sempre stata in Valtellina, zona scelta inizialmente dai soci fondatori perchè legati essi stessi al proprio territorio: una sorta di isola felice, immersa nella natura, punto di ritrovo -anche sporadico- per la comunità mondoriana.

Da marzo 2020 la sede operativa non esiste più: gli uffici sono chiusi e tutti lavoriamo da casa.

Con il passare dei mesi ci siamo resi conto che quello che più ci è mancato e di cui abbiamo bisogno è la necessità di socializzare, dal vivo, con qualche collega, almeno in maniera saltuaria: non è importante lavorare in uno spazio condiviso, quanto avere modo di scambiare due chiacchiere o prendersi un caffè di persona, avere la sensazione di come sta la persona che abbiamo di fronte. Per fare fronte a questa mancanza, abbiamo cercato di riprodurre la socialità tipica dell'ufficio nel virtuale, con attività come i check in mattutini, challenge di socializzazione, l'incontro ricorrente per la co-creazione dell'handbook e la celebrazione sistematica dei compleanni.

La Banca Solidale

Prendendo come riferimento l’Sdg 8 delle Nazioni Unite (Decent work and economic growth), quest’anno abbiamo ridefinito alcuni aspetti giuridici della Banca Solidale, che è diventata un vero e proprio conto di mutualismo inserito nel bilancio dell'azienda.

Il mutualismo è uno dei nostri asset. Significa sostenersi reciprocamente tra colleghi, non soltanto a parole, ma anche in termini economici e spirituali; sviluppare empatia reciproca e diffondere il senso della cura, senza il quale non si può parlare di “comunità. Perché il benessere organizzativo non può essere disgiunto dalla promozione della conciliazione tra la vita privata e il lavoro e da un senso del noi, che contribuiamo a costruire e cementare giorno per giorno.

La Banca Solidale, nata nel 2018, è un fondo a disposizione di colleghi che debbano assentarsi dal lavoro per gravi motivi di salute, propria o di familiari, finanziato da ferie e permessi di altri colleghi.

L’obiettivo è agire dove lo Stato non arriva, evitando per esempio che i colleghi debbano affrontare una malattia in solitudine e a stipendio zero.

Ogni collega può donare le ore maturate di permesso retribuito maturate e non godute, attingendo al proprio monte ore. Queste vengono monetizzate in base al Ral del donatore e poi convertiti in base al Ral del destinatario. La cessione è volontaria, chi dona accetta di rinunciare ad usufruire di quelle ore.

La fruizione è consentita nella misura massima di 100 giornate annue.

Il Fondo della Banca Solidale ogni mese indica in chiaro il saldo delle ore in entrata e in uscita, nonché il monte ore a disposizione dei colleghi. Inoltre sul cedolino di ciascuno compare la voce relativa alla Banca Solidale, in cui viene specificato quanto la persona ha volontariamente devoluto al fondo nel mese di riferimento. Con questo passaggio rafforziamo la visibilità dell’aspetto solidale aziendale e ne diamo evidenza.

Impatto individuale

Dal 2019, a tutti i nuovi assunti viene assegnato un Progetto di Impatto, una serie di azioni a beneficio della comunità (locale o globale) e dell’ambiente che il nuovo collega si impegna a realizzare una volta assunto, attraverso l’azienda.

Alcuni esempi di progetti sono stati per esempio aumentare la digitalizzazione di un prodotto, per prevenire la deforestazione, la realizzazione di un corso sulla sicurezza informatica per i colleghi, tenuto da un collega esperto in materia e realizzazione di un laboratorio artistico gratuito aperto ai colleghi e a ragazzi con problemi psichici.

Non solo il Progetto di Impatto è attualmente richiesto a tutti i nuovi assunti, ma in molti casi l’impatto prodotto è legato al piano di crescita salariale.

Per convogliare le proposte dei candidati in progetti concreti, sono stati stabiliti alcuni criteri a cui il progetto di impatto deve rispondere: il progetto va presentato in forma scritta e firmato dal lavoratore e da un rappresentante di mondora; risponde ad uno o più SDG, gli obiettivi di sviluppo sostenibile stabiliti dalle Nazioni Unite; occorre sia misurabile: si definisce una variabile che permetta di quantificare l’impatto prodotto (per esempio il numero di persone raggiunte dal progetto); il report sulla quantità di impatto prodotto viene condiviso con l’azienda.

Il progetto è scelto sulla base degli interessi e le capacità del candidato e viene realizzato individualmente (anche se viene lasciata la possibilità a più candidati di unire le forze nella realizzazione di un progetto). La realizzazione non rientra nelle attività lavorative e, anche se in alcuni casi viene svolto durante l’orario d’ufficio per ragioni legate al tipo di attività, viene considerata un’attività esterna.

Come per il contratto di interdipendenza, anche il Progetto di Impatto ha un doppio obiettivo: l’impatto che si ottiene dalla realizzazione del progetto, ma, soprattutto, far sì che tutti si sentano coinvolti in prima persona nel miglioramento della società.

Durante il 2020 abbiamo sistemato la raccolta dei dati dei Progetti di Impatto tramite dei documenti standardizzati creando anche un template che raccolga tutti i progetti, in modo da averne una visione d’insieme. E’ inoltre in corso la creazione di una procedura per la crescita delle persone all’interno dell’azienda, che prevede anche la stesura di un progetto di impatto individuale.

Meditazione

Durante quest’anno particolare è stato ancora più sentito il ricorrere ad un momento di meditazione prima o dopo la giornata lavorativa. Alcuni dipendenti di mondora si sono trovati virtualmente per meditare dandosi diversi obiettivi: un primo obiettivo è stato quello di abbandonare lo stress accumulato soprattutto con il prolungato permanere in casa, poi dedicarsi del tempo per ascoltarsi e sentire cosa ha da comunicare il nostro corpo e il nostro spirito; mettere a fuoco, l’osservare le ansie e paure legate all’Essere e ai problemi quotidiani che ogni giorno irrompono nella vita di ognuno di noi.

Ultimamente è stata creata una cerchia di persone che sta lavorando al creare iniziative su temi specifici che possano essere fruite anche in maniera singola ed asincrona, per favorire l’inclusione di tutti.

Self Management

Mondora è un’azienda auto-organizzata, in cui i team seguono l’organizzazione del proprio lavoro ed il cliente in maniera autonomo, in tutte le fasi del lavoro. L’assenza di gerarchie fa sì che ognuno sia responsabile in egual modo del lavoro svolto e della soddisfazione delle parti coinvolte.

I dipendenti, considerati persone adulte, hanno la possibilità di scegliere come, quando e dove lavorare. Decidono in team ed insieme con il cliente come organizzare il lavoro quotidiano, gli obiettivi utili da raggiungere in base alle priorità assegnate nelle varie fasi di progetto, favorendo anche la rotazione delle persone per dar modo di ‘fertilizzarsi’ e crescere in diversi ambiti

Quest’anno, con la chiusura dell’ufficio e la remotizzazione di tutta l’azienda, l’aspetto di self-management di mondora si è accentuato ancora di più. Lavorare da casa ha favorito l’adattamento del proprio tempo dedicato al lavoro alle esigenze personali e familiari e una gestione ancora più autonoma del proprio tempo e del proprio spazio lavorativo.

4to5

In mondora uno degli strumenti di comunicazione e di crescita sono i 4to5, ovvero delle occasioni per raccontare ai colleghi la propria esperienza con una tecnologia o una metodologia o una esperienza personale che una persona vuole condividere. Sono dei momenti che solitamente durano 1 ora (dalle 4 alle 5 del pomeriggio appunto) in cui la persona parla del tema proposto condividendo il motivo che lo ha spinto ad esportare la sua esperienza. Nel 2020, è stato introdotta anche una formula più specifica per l’attività della nostra azienda: quella dei NerdTalk, ovvero un incontro dove si può parlare liberamente di un argomento in modo informale, senza presentazioni o linee guida ferree. Un collega propone il tema e individua uno slot temporale per il NerdTalk, chi è interessato partecipa all'incontro e scambia le proprie idee o conoscenze sull’argomento. Di solito partecipano a questi eventi piccoli gruppi di colleghi.

AMA

Un altro strumento di comunicazione è l’AMA, acronimo di Ask Me Anything, un incontro on line in cui una persona, o un team, risponde a qualsiasi domanda dei colleghi scritta in forma personale o anonima su un documento condiviso. L’AMA dura in genere un’ora ed è un utile strumento per condividere le conoscenze, trasmettere le informazioni, fare chiarezza su temi specifici e connettere persone che raramente lavorano insieme. Le risposte vengono trascritte su un documento e restano disponibili anche per chi non ha potuto partecipare all’incontro.

La partecipazione è riservata ai colleghi e la media di partecipazione è tra le 20/30 persone

Failure party

I failure party sono degli eventi pensati per incentivare l'apprendimento e il progresso del singolo o del team, dando la possibilità di fare errori per poi migliorarsi, perché crediamo che le persone non imparano dai successi ma dai fallimenti. Quest’anno abbiamo raccontato la pratica del failure party tramite un articolo apparso sul nostro blog.

Nel 2020, a causa della chiusura dell’ufficio, anche la pratica del Failure Party è stata remotizzata e questi incontri sono avvenuti in videochiamata. Abbiamo inoltre introdotto strumenti come le lavagne Miro per supportarci nel processo di apprendimento, tenerne traccia e fare analisi di ciò che emerge.

La partecipazione è varia, a volte si tratta dei singoli componenti del team (5 o 6 persone) a diversi colleghi (circa 20 persone in media)

Circle Time

Si tratta di nuovo format per condividere i nostri pensieri, nozioni e opinioni su un argomento di interesse comune: il Circle Time, una pratica di meeting virtuale in cui un collega propone un argomento, potendo anche invitare degli esterni esperti in materia. Un moderatore guida e vivacizza il dibattito e dà la parola ai partecipanti.

Quest’anno abbiamo effettuato 4 circle time sui seguenti temi: Scrittura newsletter interna in modo collaborativo, Rigeneratività, Lavoro in Remoto, il Verde che Rigenera. La partecipazione media è stata di circa 10 persone.

L’Arte che Rigenera

Mondora crede nel valore dell’arte e nel portarla in azienda come mezzo di cura della persona. L’anno scorso abbiamo dato vita al progetto l’Arte che Rigenera con alcune iniziative: una conferenza sul potere curativo dell’arte seguita da serata di jazz in ufficio; un laboratorio di pittura su legno che ha incluso anche persone in stato di emarginazione; un contributo per la realizzazione di laboratori musicali in una scuola elementare; la scelta di regalare in occasione del Natale, un biglietto per la rappresentazione di rilevanza nazionele: Il Poema della Croce, di Alda Merini, con Giovanni Nuti, Carla Fracci ed i ballerini della Scala, tenutosi a Milano.

Anche quest’anno abbiamo proseguito con iniziative legate all’arte e al gioco; il primo evento è stato l’organizzazione di una Serata Gioco, in collaborazione con un'associazione locale che si occupa della promozione della socialità tramite i giochi in scatola: intento dell’evento era di favorire la socializzazione tramite lo strumento del gioco In occasione del Natale abbiamo regalato un momento on line di incontro con il pianista e biologo Emiliano Toso, evento rivolto anche ai bambini, con quali Emiliano ha interagito alternando musica a gioco, animazione, stimoli sui collegamenti tra la musica e la Vita.

Il progetto di Arte che Rigenera proseguirà anche nel 2021.

Officevibe

La misurazione della felicità dei dipendenti con Officevibe è una pratica ormai consolidata. Questo strumento invia una survey di 5 domande a settimana ai dipendenti, compilabili anche in maniera anonima. Le risposte alle survey permettono di ottenere un quadro del benessere generale dei lavoratori: qual è il livello di stress, com'è la qualità della comunicazione tra colleghi, la soddisfazione lavorativa, qualità dei feedback e così via.

I risultati sono trasparenti e visibili a tutti. Inoltre, tutti possono rispondere ai colleghi, iniziando un dialogo costruttivo per poter migliorare il nostro ambiente di lavoro.

Valutazione d’impatto

Le pratiche descritte hanno impattato principalmente i 67 dipendenti di mondora che sono stati coinvolti nelle varie attività quali la meditazione, i failure party, i circle time, i 4to5 (ora NerdTalk) e gli AMA. Anche il supporto psicologico, il paracadute e la banca solidale sono pratiche accessibili a tutti i dipendenti. Le attività della serata giochi e i laboratori d’arte sono stati usufruiti principalmente dai dipendenti che vivono in prossimità dell’ufficio (circa 30 persone).

Ognuno ha potuto lavorare con flessibilità di luogo ed orario e portare avanti il proprio progetto di impatto individuale. La riscrittura partecipata dell’Handbook è un’attività che si aggiunge alla pratica del self management e alla partecipazione dei lavoratori nelle decisioni aziendali.

Gli SDG impattati da queste pratiche sono : 4 - Quality Education (4.4, 4.5, 4.7), 8 - Decent Work and Economic Growth (8.2, 8.4, 8.5, 8.6), 9 - Industry, Innovation and Infrastructure (9.4, 9.5), 10 - Reduced Inequalities (10.2), 16 - Peace, Justice and Strong Institutions (16.6, 16.7).

L’anno scorso ci davamo come obiettivo il miglioramento del nostro impatto verso il Sustainable Development Goals 3 - Good Health and Wellbeing. Con l’attivazione del servizio di supporto psicologico abbiamo aumentato il nostro contributo verso questo SDG, in particolare verso il subgoal 3.4. Rimane come obiettivo quello di migliorare il nostro contributo all’SDG 5 - Gender Equality (subgoals 5.5 e 5.b).

SDG e subgoals citati

3 - Good Health and Wellbeing

3.4 is: By 2030, reduce by one third premature mortality from non-communicable diseases through prevention and treatment and promote mental health and well-being.

3.8 Achieve universal health coverage, including financial risk protection, access to quality essential health-care services and access to safe, effective, quality and affordable essential medicines and vaccines for all

4 - Quality Education

4.4 By 2030, substantially increase the number of youth and adults who have relevant skills, including technical and vocational skills, for employment, decent jobs and entrepreneurship

4.5 By 2030, eliminate gender disparities in education and ensure equal access to all levels of education and vocational training for the vulnerable, including persons with disabilities, indigenous peoples and children in vulnerable situations

4.7 By 2030, ensure that all learners acquire the knowledge and skills needed to promote sustainable development, including, among others, through education for sustainable development and sustainable lifestyles, human rights, gender equality, promotion of a culture of peace and non-violence, global citizenship and appreciation of cultural diversity and of culture’s contribution to sustainable development

5 - Gender Equality

5.5 Ensure women’s full and effective participation and equal opportunities for leadership at all levels of decision-making in political, economic and public life

5.b Enhance the use of enabling technology, in particular information and communications technology, to promote the empowerment of women

8 - Decent Work and Economic Growth

8.2 Achieve higher levels of economic productivity through diversification, technological upgrading and innovation, including through a focus on high-value added and labour-intensive sectors

8.4 Improve progressively, through 2030, global resource efficiency in consumption and production and endeavour to decouple economic growth from environmental degradation, in accordance with the 10-year framework of programmes on sustainable consumption and production, with developed countries taking the lead

8.5 By 2030, achieve full and productive employment and decent work for all women and men, including for young people and persons with disabilities, and equal pay for work of equal value

8.6 By 2020, substantially reduce the proportion of youth not in employment, education or training

9 - Industry, Innovation and Infrastructure

9.4 By 2030, upgrade infrastructure and retrofit industries to make them sustainable, with increased resource-use efficiency and greater adoption of clean and environmentally sound technologies and industrial processes, with all countries taking action in accordance with their respective capabilities

9.5 Enhance scientific research, upgrade the technological capabilities of industrial sectors in all countries, in particular developing countries, including, by 2030, encouraging innovation and substantially increasing the number of research and development workers per 1 million people and public and private research and development spending

10 - Reduced Inequalities

10.2 By 2030, empower and promote the social, economic and political inclusion of all, irrespective of age, sex, disability, race, ethnicity, origin, religion or economic or other status

16 - Peace, Justice and Strong Institutions

16.6 Develop effective, accountable and transparent institutions at all levels

16.7 Ensure responsive, inclusive, participatory and representative decision-making at all levels

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