Per garantire il corretto funzionamento del team è importante comunicare sempre in modo chiaro e preciso. La trasparenza delle informazioni è fondamentale ed è un punto su cui lavoriamo sempre molto. Uno dei primi passi è stato la creazione di Sprint Board separate per ogni macro-componente del team su Jira (quindi Core, Metering, Notification) di modo da rendere più semplice la visione e la gestione delle storie di interesse.

Abbiamo poi unificato la Sprint Review di modo che tutto il team Digital potesse rimanere informato sui progressi dei vari componenti, mentre gli Sprint Planning Meeting sono stati separati, così da facilitare il mantenimento della concentrazione e ottimizzare i tempi degli incontri - nessuno riesce a mantenere la concentrazione per 6 ore filate, anche se Product Owner e Scrum Master ci provano ad ogni Sprint (ed è come fare una maratona)!

Ad ogni Sprint Review e SPM condividiamo una presentazione contenente l’agenda della giornata, gli Sprint Goal di ogni componente ed una descrizione approfondita di cosa comportano. E’ anche sempre presente una slide contenente la Definition of Done formulata insieme dal team. Per quanto riguarda la nostra Retrospettiva, alla fine di ogni incontro tutto il team (anche chi non era presente) riceve un recap per mail dei punti discussi e delle azioni concordate da portare avanti.

Come team abbiamo anche lavorato molto sulla comunicazione giornaliera che avviene principalmente tramite Slack/Teams: ci siamo presi l'impegno di comunicare il più possibile nei canali condivisi con il team e ridurre al minimo i messaggi diretti. Quando qualcuno si prende in carico di risolvere un problema o un dubbio segnalato, lo dichiara sul canale così che tutti sono al corrente della presa in carico della richiesta.

Un altro grande miglioramento sta nella condivisione delle conoscenze all’interno del team: ci troviamo spesso a discutere insieme su come affrontare le storie a sprint ed elaborare soluzioni collaborando tra di noi. In una delle Retrospettive abbiamo deciso di provare a lavorare su storie fuori dal nostro ambito di conoscenza e chiedere aiuto ai colleghi per portarle a termine, così da incrementare la nostra knowledge-base. Questo approccio è poi stato seguito molto spesso negli Sprint successivi.

Infine, i nostri due Product Owner condividono periodicamente con tutti una roadmap con i prossimi sviluppi in arrivo e gli obiettivi da raggiungere, per fornire al team una visione più ampia del progetto e di cosa arriverà nei prossimi mesi.

Benvenuto e benvenuta nello Story Book del team Digital! Qui troverai la storia del percorso che abbiamo intrapreso insieme nell'ultimo anno, le difficoltà che abbiamo superato e i miglioramenti che siamo riusciti ad implementare. Abbiamo ancora molta strada da fare e vogliamo raccontarti anche quali sono i nostri prossimi passi ed obiettivi - se hai consigli da darci li accettiamo volentieri!

Speriamo che trovi la nostra storia interessante e che possa dare qualche spunto ad altri team per sperimentare con l'organizzazione, la condivisione, l'inclusione e altre cose e trovare la ricetta perfetta per il tuo team! Noi andiamo a tentativi, proviamo le cose per un paio di Sprint e se non funzionano scegliamo di provare qualcos'altro... l'importante è non avere paura di fare esperimenti e fallire ogni tanto :)

Questi siamo noi!

PS. Avrai notato che l'immagine del nostro Story Book è un t-rex... come qualcuno già sa, il t-rex sta ad indicare il "tiranno" ed è un emoji che utilizziamo ogni volta che qualcuno prende una decisione in maniera individuale. E' uno scherzo ricorrente nel nostro team che serve a ricordarci l'importanza della condivisione - diventiamo tutti t-rex ogni tanto!

Immagini a cura di Irene Brambilla

Testo scritto da Kirsten Ruffoni, Scrum Master, con l'aiuto del team

Per concludere, ecco uno snapshot di alcuni nostri task di miglioramento di team su cui stiamo lavorando:

Siamo arrivati alla fine della storia del nostro primo anno di Scrum, ma non è la fine della storia del nostro team! Abbiamo ancora tanta strada da fare e tante cose che vogliamo provare. Se hai delle idee, del feedback per noi o delle cose che hai provato nel tuo team che ci vuoi raccontare, contattaci! Saremo felici di imparare dalla tua esperienza :)

Nel nostro percorso di crescita abbiamo lavorato molto sull'organizzazione pratica del lavoro: siamo passati da un metodo di lavoro ScrumBan un po' caotico al lavoro in Sprint di 2 settimane, seguendo le linee guida del framework Scrum. Ecco i principali cambiamenti che abbiamo deciso di compiere insieme nell'ultimo anno:

• Daily Scrum puntuali e precisi, dove tutti condividono informazioni, ascoltano i colleghi e organizzano il lavoro della giornata in modo autonomo: arriviamo in orario per non far perdere tempo ai colleghi e facciamo tutto in 10 minuti, quindi è importante che ci ascoltiamo a vicenda con attenzione!

• User Stories ben descritte e con acceptance criteria chiari a tutti: qui c’è stato un bellissimo lavoro di team in cui le persone con maggior conoscenza di scrittura delle storie hanno aiutato il Product Owner a migliorare le descrizioni e i criteri di accettazione.

• Sprint Goal chiari, proposti dal Product Owner e rivisti insieme al team. Lo Sprint Goal viene sempre condiviso in una presentazione a inizio SPM, rivisto prima di iniziare lo Sprint e discusso insieme alla seguente Sprint Review.

• Sprint Review e Sprint Planning ben definiti da un’agenda e con un timebox che viene (quasi) sempre rispettato. Alla Sprint Review accendiamo tutti la webcam per "vederci di persona" e interagire in maniera più spontanea durante l'incontro. Pensiamo sia importante dare un volto al team, anche in presenza dei nostri stakeholder che possono conoscere meglio le persone dietro al prodotto.

• Pianificazione dello Sprint compartecipata: tutto il team discute attivamente le varie storie e le stime. Il team valuta insieme quanti Story Points includere nello Sprint e si assicura che le storie presenti rispecchino lo Sprint Goal.

• Sessioni di Backlog Refinement: il team discute insieme le storie che andranno nel prossimo sprint, chiarendo ed elaborando eventuali dubbi tecnici e discutendo i possibili approcci di risoluzione. Qui sono ammesse le discussioni "accese" a condizione che siano propositive e portino ad un accordo tra le persone su come procedere con i lavori.

La strada per migliorare è ancora lunga e cerchiamo di fare un passo alla volta, consolidarlo e poi passare al prossimo. Attualmente i nostri prossimi obiettivi sono quello di riuscire a chiudere tutte le storie a Sprint e raggiungere sempre in pieno lo Sprint Goal (siamo ambiziosi!) e quello di proseguire i nostri sforzi per l’ottimizzazione del lavoro: temi ricorrenti sono ad esempio la gestione delle PR e lo switch di contesto/progetto. Abbiamo molto lavoro da fare!

Nel team Digital troviamo persone che lavorano su più progetti, divisi principalmente in Core (che comprende molte componenti diverse), Metering e Notification Centre. In aggiunta abbiamo la parte di UX Design e quella di Test, dove le stesse persone lavorano su tutti i componenti.

Il primissimo passo che abbiamo compiuto nel nostro percorso di crescita è stato quello di unificare tutte queste componenti in un unico team Digital per poter favorire la comunicazione, la collaborazione e il diffondersi della conoscenza dei vari componenti tra tutte le persone.

La nostra prima vera challenge è stata quella di rendere le persone che si occupano di test e quelle che si occupano di design 100% parte del team. Lavorando su più progetti queste persone si sentivano esterne al team ed era invece importante che fossero on board insieme agli sviluppatori per creare un team unito che sapesse affrontare tutte le sfide in arrivo. Nel tempo siamo arrivati a costruire insieme un team coeso in grado di seguire una User Story dalle prime fasi di design, all’implementazione, testing e rilascio in produzione. Vedere l’organizzazione spontanea di workshop UX e incontri tra sviluppatori e tester durante lo sprint è un indicatore di successo della coesione di questo team.

Un altro intento portato dall'unificazione di Core, Metering e Notification Centre in un unico team è stato quello di favorire la condivisione delle conoscenze individuali tra più persone, di modo che il team potesse reagire senza problemi in caso di assenza di una persona. Questa condivisione, che abbiamo costruito con pazienza nel corso dell'ultimo anno con momenti di lavoro di gruppo, presa in carica di task poco conosciuti, richieste di aiuto ai colleghi e lavoro in pair, ha permesso al team di accrescere le proprie conoscenze e sviluppare fiducia e rispetto reciproco nei confronti dei colleghi. Abbiamo imparato che chiedere aiuto non è facile ma è necessario e porta a risultati positivi per tutti, che è meglio includere più persone in una chiacchierata su come svolgere un task, piuttosto che fare da soli e poi dover rifare, che dobbiamo sempre comunicare le cose in modo chiaro e non darle per scontate. Insomma, abbiamo fatto grandi passi avanti e siamo cresciuti insieme come team.

Recentemente abbiamo deciso di migliorare anche l’inclusione dei nostri Stakeholder, sfruttando soprattutto la Sprint Review: qui infatti invitiamo persone di altri team che potrebbero essere interessate agli ultimi sviluppi fatti, persone dell’assistenza, team che si integreranno ai nostri servizi, ecc.

Uno dei nostri prossimi obiettivi è di migliorare ulteriormente l’inclusività all’interno team: dopo aver preso una decisione collettiva in Retrospettiva, abbiamo da poco migrato tutte le nostre comunicazioni a Teams, dove tutti i colleghi hanno la possibilità di vedere i canali e far partire una call. Inoltre abbiamo deciso di documentare tutte le call importanti e condividere le note su Teams di modo che tutti possano essere al corrente delle ultime novità e decisioni prese. Per quanto riguarda gli Stakeholder invece vogliamo migliorare il processo di Sprint Review per renderlo più interessante e sfruttare questo incontro per fare le Demo richieste durante lo sprint.

Nel team Digital poniamo molta importanza sulla nostra crescita, sia di team sia individuale. La riorganizzazione del team e del lavoro seguendo i principi di un framework è stato il primo passo che ha permesso di individuare alcune aree di miglioramento su cui focalizzarci

Di grande successo è la partecipazione di tutto il team alla Retrospettiva che si tiene ogni Sprint, e la volontà del team di continuare a fare questi incontri in maniera ricorrente. La retrospettiva è infatti un momento in cui riflettiamo su cosa stiamo facendo bene, dove invece possiamo migliorare e quali problemi dobbiamo risolvere. Il format dell’incontro varia di volta in volta e tutti esprimono le proprie opinioni. Grazie all’utilizzo di Parabol.co raccogliamo i pensieri di tutti e votiamo gli argomenti da discutere all’inizio di ogni retro. Per ogni punto votato c’è una discussione che termina con una “action card”, ovvero una descrizione dei prossimi passi che il team si impegna a compiere durante lo sprint seguente. Alla retrospettiva successiva valutiamo insieme se siamo riusciti ad implementare i cambiamenti concordati e riflettiamo sul lavoro svolto.

Questo tipo di incontro è fondamentale per la crescita del team e delle persone che ne fanno parte ed è proprio da qui che nascono le idee migliori che portano ai miglioramenti strutturali, organizzativi e personali che abbiamo potuto vedere nel corso di quest’anno. Il miglioramento nella scrittura delle User Stories, la gestione delle PR, l’inclusione dei tester nel team, i momenti di co-design, la comunicazione e l’aiuto reciproco nell’adattarsi alla nuova situazione di lavoro da remoto sono solo alcuni esempi di temi trattati e implementati grazie alle retrospettive di team.

Come team, continueremo a lavorare in questa direzione e impegnarci nella revisione costante delle nostre pratiche per poter implementare di volta in volta dei piccoli miglioramenti all’organizzazione, al lavoro, alla comunicazione e al percorso di crescita che stiamo seguendo.